Заглавная

Обзор сервиса КЭДО от СКБ Контур

В конце 2020 г. компания СКБ Контур запустила собственный сервис кадрового электронного документооборота на базе Контур.Диадок. Сотрудники могут согласовывать, подписывать, передавать юридически значимые документы через веб-версию сервиса или мобильное приложения. Благодаря интеграции кадровики могут работать с кадровой документацией в привычной учетной системе. При этом решение КЭДО доступно работодателям независимо от того, используется ли в организации Контур.Диадок для электронного документооборота или нет.

Читайте, в чем заключаются особенности и преимущества сервиса КЭДО от СКБ Контур, для каких целей подходит программа, как организовать работу с кадровыми документами.

Основные возможности решения Кадровый ЭДО от Контура

Контур.КЭДО (Кадровый ЭДО) – решение для организации кадрового документооборота в организациях любых форм собственности. Позволяет осуществлять обмен документами, подписывать их посредством электронных подписей без необходимости дублирования на бумажном носителе. Среди возможностей сервиса стоит отметить следующее:

  • Быстрый обмен юридически значимыми документами. Сотрудника не требуется носить заявления в отдел кадров, а кадровикам – ходить за работниками для ознакомления и подписания локальных нормативных актов, приказов, распоряжений. Отправка электронных документов, в том числе и массовая осуществляется мгновенно.
  • Интеграция с учетными системами. Возможна интеграция с 1С, SAP и другими учетными системами, в которых привычнее работать специалистам кадровой службы.
  • Подписание документов с любого устройства. Можно удаленно подписывать электронные документы с ПК, планшетного компьютера, мобильного телефона. Сервис предоставляется в качестве веб-версии и мобильной версии.
  • Создание гибких маршрутов согласования. Можно настраивать любое количество маршрутов с неограниченным количеством участников. Удобно, когда документы необходимо согласовывать с разными сотрудниками, отделами, руководством.
  • Поддержка шаблонов документов. В сервис можно загрузить шаблоны тех кадровых документов, которые используются в конкретной компании. Сотрудникам и кадровикам намного удобнее и быстрее работать с шаблонами, чем каждый раз отправлять произвольные документы.
  • Уведомления на e-mail и СМС. Автоматическая отправка уведомлений при поступлении новых электронных документов, при смене статуса документа. Не нужно постоянно заходить в сервис, когда нужно узнать – подписали ли заявления в отделе кадров или поставил ли подпись сотрудник при получении расчетного листка.
  • Поддержка основных видов электронной подписи. В Контур.КЭДО поддерживается усиленная квалифицированная и неквалифицированная, простая электронная подпись, «Госуслуги».

Мнение эксперта. В отличие от ряда других сервисов основной функционал Контур.КЭДО реализован в модуле интеграции с 1С: ЗУП. Веб-версия больше предназначена для рядовых сотрудников.

Примерный вид функционала сервиса КЭДО
Примерный вид функционала сервиса КЭДО

Личный кабинет сотрудника

В личном кабинете сотрудника предусмотрен доступ ко всем документам – тем, который он отправил самостоятельно, и тем, которые получил на подписание. Интерфейс личного кабинета максимально простой, поэтому рядовые сотрудники не смогут запутаться в функциях. Основные элементы:

  • Раздел «Документы». Список всех документов с их названием, статусом подписания и датой создания.
  • Для создания нового документа достаточно нажать кнопку «Создать», перетащить в окошко программы необходимый документ (например, в формате docx), указать согласующего или согласующих лиц, и подписать электронный документ. После этого документ появится в списке с соответствующим статусом «ждет обратного действия».
  • После подписания документа всеми участникам статус будет изменен на «документооборот завершен».

В личном кабинете сотрудника также доступны шаблоны электронных документов, созданные кадровой службой компании. Работа с шаблонами намного удобнее как для рядовых сотрудников, так и кадровиков, поскольку для типовых кадровых документов сотруднику нужно будет лишь заполнить необходимые поля (например, в заявлении на отпуск – это дата начала оплачиваемого отпуска и дата окончания, все остальные поля заполняются сервисом автоматически).

Работа в модуле для 1С: ЗУП для кадровика

Сотрудник отдела кадров может просматривать и сразу согласовывать поступающие документы прямо из 1С: Зарплата и управление персоналом благодаря модулю Контур.КЭДО. Если, например, от сотрудника поступило заявление на отпуск, то кадровик прямо в 1С сможет на его основании сформировать приказ, подписать и отправить на согласование всего в несколько кликов мыши.

Работу с модулем Контур.КЭДО в 1С стоит рассмотреть подробнее, поскольку это основной рабочий инструмент кадровика.

Начало работы с модулем КЭДО для 1С: ЗУП

После интеграции модуль КЭДО будет запускаться автоматически – при необходимости его можно запускать вручную через вкладку «Кадры» и пункт «Текущие дела КЭДО». Интерфейс раздела документов включает в себя следующие столбцы:

  • Способ передачи документа (обозначается значком). Если электронные документы передавались в составе пакетов, то при двойном клике на значок откроется состав пакета.
  • Дата создания. Тут указана дата и время создания (отправки) кадровых документов.
  • Документ КЭДО. Название электронных документов для их простой идентификации.
  • Отправитель. Сотрудник, который запускает документооборот (первый участник).
  • Получатель. Указан сотрудник – последний участник документооборота. Иконка «глаз» рядом с сотрудником указывает на то, что человек открыл и просмотрел документ.
  • Дополнительно. Сведения о других участниках документооборота, если используются сложные маршруты согласования с несколькими сотрудниками. Также тут указывается текущий этап документооборота – т.е. сотрудник, который на данном этапе должен подписать документ.
  • Статус. Текущий статус документа – например, требуется ознакомление или подписание, документооборот завершен, документ отклонен и пр.
  • Документ в 1С. Указывает на то, с каким документом в 1С: ЗУП был связан конкретный документ в КЭДО (например, заявление на отпуск и приказ на отпуск).

В шапке рабочего окна предусмотрены функциональные кнопки. С помощью фильтров можно сортировать и быстро искать электронные документы по определенным параметрам: статус, участники, дата создания и др. Ползунок «Требуется действие» позволяет быстро фильтровать документы – отображать все или только те, где требуется определенное действие. С помощью кнопки «Связать с 1С» можно связать документ из КЭДО с ранее созданным из 1С. Также в шапке окна есть кнопки «Выгрузка» (одного, нескольких документов или всего документооборота для создания архива на локальном хранилище), «Открыть для просмотра и печати», «Открыть в сервисе» (открытие документа в веб-версии Контур.КЭДО), «Отправка документов с компьютера» и «Обновление списка документов».

В сервисе можно оформлять и подписывать многие кадровые документы
В сервисе можно оформлять и подписывать многие кадровые документы

Приглашение сотрудников для кадрового ЭДО

В разделе 1С: ЗУП «Сотрудники и подразделения» кадровику нужно выбрать тех сотрудников, с которыми будет вестись кадровый электронный документооборот, одобрить выпуск усиленной неквалифицированной электронной подписи и отправить приглашение. Список сотрудников формируется из 1С или личных карточек.

Обратите внимание, что при отправке приглашений ФИО и e-mail являются обязательными полями для заполнения. Указывать e-mail сотрудников обязательно по 2 причинам:

  1. Именно на e-mail приходит первичное приглашение для работы в сервисе Контур.КЭДО. Из электронного письма сотрудник переходит по ссылке, после чего создает пароль. E-mail будет являться логином для входа в сервис.
  2. Связка e-mail сотрудника и пароль, который он задает – это простая электронная подпись.

Вместо e-mail можно указать номер мобильного телефона – тогда на него придет SMS с приглашением. Если e-mail не указан, то подписывать документы сотрудник при использовании простой электронной подписи будет посредством ввода кода из SMS. Выбор в пользу e-mail или SMS – исключительно прерогатива компании. Главное, чтобы в соответствующем локальном нормативном акте о КЭДО было определено, что является электронной подписью.

При отправке приглашения по умолчанию в качестве выбора предлагается выпуск неквалифицированной электронной подписи – это возможно, если компания приобрела УНЭП для сотрудников. В противном случае можно отменить выпуск УНЭП, и тогда сотрудники будут пользоваться ПЭП. Обязательным для заполнения является столбец «Подразделение и должность». Если информация в нем заполнена некорректно, то нужно указать сведения вручную.

Еще один важный столбец в форме приглашения – «Права доступа в сервисе». По умолчанию сотрудники, которым отправляются приглашения, могут заполнять шаблоны документов, созданные в сервисе. Также можно разрешить им самим создавать, редактировать шаблоны и управлять другими сотрудниками (редактировать личные карточки, отправлять приглашения). Дополнительные права обычно предоставляются персоналу из филиалов компании, отделам крупной организации, а также при дистанционной работе кадровиков.

После отправки приглашений сотрудникам придут ссылки для перехода в личный кабинет сервиса. При переходе по ссылке откроется соглашение об использовании электронной подписи. После этого останется лишь получить НЭП (УНЭП), заполнив личные данные в форме и отправив их на проверку. Сотрудник может подтвердить личность через «Госуслуги», и после выпуска электронной подписи сможет использовать её для подписания документов.

Мнение эксперта. Обратите внимание, что, если сотрудник не принимает отправленное приглашение где-то в течение месяца, то они признается просроченным. В этом случае потребуется повторная отправка приглашения.

Отправка документов

Отправка электронных документов осуществляется в модуле из одноименной вкладки. Для этого у кадровика есть 3 возможности:

  1. Отправка файла из компьютера.
  2. Отправка проведенных электронных документов из 1 С.
  3. Через вкладку «Кадры» – «Справочник» – «Все кадровые документы».

При отправке документов через вкладку «Сотрудники» нужно будет найти в списке необходимого сотрудника, перейти в личную карточку, нажать на кнопку «Печать», где будет доступен выбор печатных форм документов. При этом откроется печатная форма выбранного документа, где можно отредактировать документ или сразу отправить в КЭДО.

Работать с сервисом можно не только с ПК и ноутбука, но и с иных гаджетов
Работать с сервисом можно не только с ПК и ноутбука, но и с иных гаджетов

Настройка маршрута подписания

В простейшем случае кадровый электронный документооборот затрагивает только 2 стороны – например, кадровика и рядового сотрудника. На практике чаще требуется использовать более сложные цепочки согласования. Для настройки маршрута согласования в модуле 1С необходимо следующее:

  1. В форме отправки документа в КЭДО во вкладке маршрут добавить необходимое количество подписантов или согласующих лиц.
  2. Указать, какая именно электронная подпись будет использоваться (для согласования подпись не требуется) – простая или усиленная неквалифицированная. Кадровик, как представитель работодателя, подписывает документы УКЭП юридического лица или подписью физического лица с приложением машиночитаемой доверенности.
  3. Нажать на кнопку «Отправить в КЭДО».

После выполненных действий во вкладке «Документы» появится новый документ с соответствующим статусом (сразу после отправки статус будет «Ждет обратного действия»).

Мнение эксперта. В системе нельзя выпускать УНЭП, а некоторые кадровые документы могут подписываться сотрудниками только данным типом электронной подписи – потребуется покупать сертификаты или пользоваться только ПЭП.

Внедрение и техническая поддержка

Компания СКБ Контур оказывает весь спектр услуг по внедрению систем кадрового электронного документооборота:

  • Консультации специалистов по особенностям перехода на КЭДО, типам документов, которые лучше всего сразу переводить в электронную форму.
  • Предоставление шаблонов документов для перехода на кадровый ЭДО.
  • Выпуск электронных подписей в удостоверяющем центре СКБ Контур.
  • Обучение кадровых специалистов по работе с модулем Контур.КЭДО для 1С.
  • Инструкции для сотрудников.

Предусмотрена круглосуточная техническая поддержка, где можно оставить заявку в случае возникновения трудностей с работой в сервисе.

Преимущества и недостатки

Плюсы:

  • Простой и понятный интерфейс как в личном кабинете сотрудника, так и в модуле КЭДО для 1С.
  • Понятная настройка маршрута согласования, подписания документов, поддержка разных видов электронной подписи и машиночитаемой доверенности.
  • Удобные фильтры для быстрого поиска документов в модуле 1С.

Минусы:

  • В сервисе нельзя выпускать УНЭП, хотя в некоторых аналогичных системах КЭДО такая возможность предусмотрена, и уже входит в стоимость лицензии.
  • Длительная первоначальная настройка в 1С – возможно, что потребуется помощь специалистов разработчика.
  • Стоимость лицензии формируется не по количеству участников кадрового электронного документооборота, а по числу документов, которые будут подписываться.
В ближайщие годы использование систем КЭДО станет обязательным для всех работодателей
В ближайщие годы использование систем КЭДО станет обязательным для всех работодателей

Заключение

  • Сервис Контур.КЭДО отличается минимальным функционалом, достаточным для начала кадрового электронного документооборота в компании. Благодаря интеграции с 1С: Зарплата и управление персоналом кадровики могут работать в привычной для себя учетной системе. Но это и недостаток сервиса, поскольку отдельного личного кабинета сотрудника кадровой службы в сервисе не предусмотрено. Согласовывать и подписывать документы можно с любого устройства.
  • В личном кабинете сотрудника можно пользоваться шаблонами типовой кадровой документации, что удобно, поскольку заполнение полей занимает мало времени, исключает возможные ошибки и помогает упорядочить кадровые документы для их учета в компании. Также сотрудники могут отправлять произвольные документы, а при наличии прав в сервисе – редактировать, добавлять свои шаблоны, изменять информацию о других сотрудниках, отправлять им приглашения.
  • Выпуск УНЭП в Контур.КЭДО не предусмотрен, но компания СКБ Контур является официальным оператором электронного документооборота и аккредитованным удостоверяющим центром, поэтому можно отдельно заказать выпуск необходимого количества ЭП.
  • Если необходим простой и надежный инструмент для кадрового электронного документооборота без дополнительного функционала, то можно выбрать Контур. КЭДО.

Список источников

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *