Заглавная

Программа для кадровика: обзор основных функций

Сотрудники кадровой службы в соответствии с должностными инструкциями выполняют различные функции в компании: проведение собеседований и прием на работу кандидатов, разработка проектов документов, согласование кадровой документации с сотрудниками, руководством, подготовка отчетности и др. В крупных организациях есть не только отдел кадров, но и HR-отдел, отдельные специалисты по обучению, управлению персоналом. В малом и среднем бизнесе обычно их полномочия возлагаются на кадровика. Неоценимую помощь в работе оказывает специальное программное обеспечение для сотрудников кадровой службы.

Читайте про общий функционал и возможности, требования программам для кадровиков, о факторах, которые необходимо учитывать при выборе программного обеспечения.

Основные функции программного обеспечения для кадровика

В используемых в компании программах могут быть предусмотрены следующие функции:

  • Для приема на работу и рекрутинга.
  • Для кадрового электронного документооборота (как внутреннего, так и для информационного обмена с государственными службами, фондами).
  • Для управления персоналом.
  • Для организации и управления обучением.
  • Для автоматизации кадрового учета, расчета зарплаты, отпусков.
  • Полезные мелочи.
В программах для кадровика можно оформлять различные документы, от табеля учета рабочего времени до графика отпусков
В программах для кадровика можно оформлять различные документы, от табеля учета рабочего времени до графика отпусков

Функции ПО для приема на работу и рекрутинга

В общем случае специализированное ПО должно помогать в оформлении кандидатов при трудоустройстве, в том числе при дистанционном приеме на работу. Для этого предусматривается возможность подачи документов в электронной виде, а также их подписания соответствующей электронной подписью. Выпуск электронной подписи для сотрудников – обязанность работодателя. В ряде сервисов по кадрового электронного документооборота предусмотрена возможность дистанционного выпуска усиленных неквалифицированных электронных подписей как для сотрудников, так и кандидатов. Это удобно в случае оформления в штат дистанционных сотрудников, поскольку:

  • не требуется личное присутствие кандидатов при подаче документов в электронном виде;
  • все документы можно подписать удаленно – без отправки курьерской службой;
  • значительно сокращается время оформления будущих сотрудников.

Что касается рекрутинга, то функционал по поиску и отбору кандидатов обычно включает в себя следующее:

  • автоматическое размещение, удаление объявлений о вакантных вакансиях на соответствующих порталах;
  • распознавание информации с отсканированных документов (анкеты, резюме, документы об образовании и пр.);
  • отправка соискателям, подходящим по требованиям, приглашений на собеседование;
  • автоматизация создания базы кандидатов для формирования внешнего кадрового резерва;
  • проведение интервью, различных тестов для кандидатов.

Мнение эксперта. В некоторых корпоративных системах обучения персонала (LMS-системах) можно организовать первичное тестирование для отбора кандидатов. При таком подходе удается на начальном этапе отобрать благонадежных соискателей с необходимым уровнем знаний и компетенциями, существенно сократив время на последующие собеседования.

ПО для кадрового электронного документооборота

Многие компании, в том числе коммерческие, оценили удобство внедрения кадрового электронного документооборота. При организации КЭДО значительно ускоряется процесс согласования и подписания документов, отсутствует риск потери электронных документов, упрощается работа в компаниях с большим количеством филиалов, с удаленными сотрудниками. Большую часть кадровых процессов, например, последовательное или параллельное подписание, можно автоматизировать, настроив маршруты согласования. И это не считает экономии на бумаге и тонере для принтера, на курьерских службах при отправке документов, времени, которое сотрудники и кадровики затрачивают на передачу документов.

Системы кадрового электронного документооборота предоставляются как в виде облачного, так и коробочного решения. Основными функциями систем (сервисов) КЭДО являются:

  • Формирование шаблонов документов и обмен произвольными документами;
  • Подписание документов посредством простой электронной подписи (для некоторых видов кадровых документов), а также усиленной неквалифицированной и квалифицированной;
  • Поддержка при необходимости электронных подписей, выпущенных через «Госуслуги», «Госключ».
  • Массовое подписание электронных документов.
  • Двухсторонний обмен документами с сотрудниками – например, чтобы работники могли через личный кабинет подавать заявления.
  • Интеграция с другими учетными системами.
  • Формирование и сдача отчетности в СФР, Госстат, Службу занятости.
  • Уведомления через SMS, e-mail о поступлении новых электронных документов для ознакомления и подписания.
  • Создание электронного архива с возможностью быстрого поиска, выгрузки необходимых документов.
  • Выпуск электронных подписей для сотрудников непосредственно в системе КЭДО.
  • Поддержка мобильных устройств для быстрого подписания документов в любом месте.

Для исключения просрочек подписания крайне желательно, чтобы в системе кадрового электронного документооборота кроме отслеживания статуса документа были бы еще напоминания для сотрудников. Некоторые платформы позволяют для этого задействовать AI, который самостоятельно определяет, в какое время и по какому каналу связи необходимо напомнить сотруднику о необходимости подписания электронных документов в личном кабинете.

Мнение эксперта. Систем КЭДО на российском рынке достаточно много – хотя их функционал, в целом, одинаковый, но есть различия в интерфейсе, в удобстве для кадровиков и рядовых сотрудников. Для выбора подходящего решения можно заказать у разработчика доступ к демо-режиму или оставить заявку на тестовый бесплатный период, чтобы оценить все функции конкретного сервиса (системы).

Самые простые функции доступны в электронных таблицах
Самые простые функции доступны в электронных таблицах

Для управления персоналом

Под функциями управления персоналом подразумеваются все HR-процессы – от онбординга, адаптации сотрудников до оффбординга, т.е. расторжения трудового договора с сохранением доброжелательных отношений с работодателем. Среди основных функций, предлагаемых разработчиками HRM-систем, можно выделить следующее:

  • Упрощение адаптации новичков – например, за счет доступа к корпоративной базе знаний, контроля деятельности новичков и помощь при возникновении затруднений в работе.
  • Проведение опросов персонала – инструменты для опросов и анкетирования по различным вопросам (оценка степени удовлетворенности работой, зарплатой, руководством, отношение к нововведениям и пр.).
  • Оценка 360 – метод опросов, при котором конкретного сотрудника оценивают по различным критериям его непосредственные коллеги, после чего полученные результаты сравниваются с тем, как сотрудник оценивает сам себя.
  • Повышение мотивации – использование системы поощрений для лучших сотрудников, введение геймификации в процесс обучения, организация тренингов, в т.ч. в формате видеоконференций и пр.
  • Ведение профилей компетенции сотрудников – для организации мероприятий по личностному росту, оценки мотивации, формирования внутреннего кадрового резерва.
  • Дистанционное обучение – функции LMS-системы для повышения уровня знаний персонала, последующей оценки сотрудников как в полностью автоматизированном, так и ручном режиме.

Одной из важнейших функций ПО для управления персоналом является формирование отчетов. Именно на аналитике строится работа HR-отдела и эффективность бизнеса в целом. Хорошо, если будут предусмотрены функции тайм-менеджмента персонала, отслеживания текущей нагрузки по сотрудникам, когда кто-то из отдела слишком перегружен работой, а у другого работника остается много свободного времени.

Функционал ПО для обучения персонала

Корпоративные системы управления обучением обычно предлагают работодателям одинаковый функционал:

  • Формирование базы знаний по типу wiki, где каждый сотрудник может найти необходимую для работы информацию в текстовом, графическом, видео или аудиоформате.
  • Планирование обучающих программ для дистанционного обучения персонала.
  • Отслеживание текущей успеваемости сотрудников, разработка персональных векторов развития.
  • Контроль обучения – создание тестов, автоматическое тестирование, контролирование тестирования (удаленный доступ к рабочему столу, веб-камере тестируемых сотрудников и пр.).

Функции программ для расчета и учета

Кадровику приходится составлять штатное расписание, вести учет отпусков и больничных, рабочего времени, командировок. Если в компании работает 10 человек, то проблем с расчетом и учетом не возникает, но, если в организации в штате свыше 100 человек, то требуется автоматизация данных процессов. К необходимым специалисту кадровой службы функциям программного обеспечения относится следующее:

  • Автоматизация учета рабочего времени. Сюда относится удаленный доступ к рабочему компьютеру сотрудников для наблюдения, захвата видео с рабочего стола, функции кейлоггера (запись в файл нажатых клавиш), автоматическое выявление нарушений (например, переход на развлекательный сайт или в социальные сети, длительное отсутствие активности за рабочим ПК и др.).
  • Автоматический расчет отпусков. Определение резерва неиспользуемого отпуска за прошедший календарный год, расчет отпускных, оценка возможности производственного процесса при одновременных отпусках нескольких сотрудников с одинаковыми или схожими трудовыми функциями. Как правило, вместе с отпусками в программах предусмотрен и расчет больничных.
  • Кадровый учет и планирование. Данные функции помогают составлять штатное расписание, планировать кадровый резерв, повысить кадровый потенциал, упростить процесс перевода, увольнения и найма сотрудников в соответствии с текущими потребностями компании, а также возможными изменения в организационно-штатной структуре в будущем.

Полезные функции, которые пригодятся кадровику

В некоторых программах предусмотрен дополнительный функционал, который может пригодиться кадровику. К таким функциям можно отнести следующее:

  • Взаимодействие с государственными системами – «Честный знак», ЕГАИС, Меркурий.
  • Интеграция с различными учетными системами по API.
  • Совместная работа над проектами, документами с системой комментирования.
Программы нужно подбирать исходя из распределения полномочий кадровиков
Программы нужно подбирать исходя из распределения полномочий кадровиков

Что учесть при выборе программ для сотрудников кадровой службы?

При выборе программного обеспечения необходимо, прежде всего, провести аудит текущего кадрового документооборота и учета сотрудников, оценить, какие кадровые процессы требуют автоматизации. Далее при подборе ПО учитывают следующие факторы:

  • Функционал и удобство для сотрудников. Кроме необходимых функций программное обеспечение для кадровика должно быть удобным, с интуитивно понятным интерфейсом, наличием инструкций, видеоуроков от разработчика. Если нет подходящего готового решения, определенной функции, то можно уточнить у разработчика о возможности их создания, либо выбрать несколько систем, сервисов с возможностью интеграции между ними.
  • Безопасность. Если специализированное ПО, особенно то, где хранятся и обрабатываются персональные данные сотрудников, не будет достаточно защищено от внешних угроз, то она ничего не стоит. Крайне необходимо, чтобы ПО входило в Единый реестр российских программ. Если это облачное решение, то сервера разработчика должны находиться на территории Российской Федерации.
  • Стоимость. Напрямую зависит от типа ПО, его назначения. Так, системы и сервисы КЭДО предлагают по лицензии на определенное количество сотрудников (например, до 250 человек, до 500 человек и т.д.). В других программах нет ограничения по сотрудникам – только оплата годовых лицензий. Наконец, некоторые коробочные решения доступны при разовой оплате.

Мнение эксперта. Не лишним будет, если часть функций, реализованных в выбранном программном обеспечении, предоставляется разработчиком по отдельной лицензии (в виде дополнительных модулей). В таком случае каждый работодатель может выбрать и оплатить лишь тот функционал, который требуется в настоящее время, а, если что-то понадобится в дальнейшем, то приобрести соответствующие модули (расширения, лицензии).

Преимущества использования специализированного ПО для кадровиков

Основные плюсы использования специализированных программ в отделе кадров:

  • Автоматизация рутинных процессов. Помимо существенной экономии времени при решении типовых кадровых задач также повышается эффективность работы – там, где требуется участие 2-3 кадровиков, с помощью ПО вполне справится 1 специалист.
  • Исключение ошибок. Различные ошибки и неточности при работе с кадровыми сотрудниками – не редкость. Некоторые ошибки легко исправить, и они не вызывают проблем, другие могут повлечь за собой штрафы со стороны надзорных органов – например, при неправильно заполненных отчетах. Допустить ошибки в специализированном ПО сложно – более того, некоторые системы и сервисы укажут кадровику на выявленные проблемы.
  • Упорядочивание кадровых процессов. Например, разработка шаблонов документов упрощает их прием от сотрудников, исключает ошибки при заполнении и помогает при последующем учете. Отправка электронных документов с оповещением сотрудников о необходимости ознакомиться и подписать эти документы повышает трудовую дисциплину, исключает нарушение сроков подписания.
Программы для кадровиков можно интегрировать с другими сервисами и платформами
Программы для кадровиков можно интегрировать с другими сервисами и платформами

Заключение

  • Специальное программное обеспечение для кадровика упрощает и ускоряет кадровые процессы, способствует созданию порядка при электронном документообороте, помогает повысить эффективность управления персоналом.
  • Некоторые системы (например, HRM) предлагаются как решения «все в одном», у других программ – узкоспециализированное назначение.
  • При выборе учитывают наличие необходимых функций и возможность расширения функционала, безопасность программного обеспечения, способ формирования стоимости ПО, наличие техподдержки разработчика, помощь при внедрении и первоначальной настройке.

Список источников

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *